Выбор и приобретение системы электронного документооборота – это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Качественное комплексное внедрение – одна из главных задач, которую необходимо решить для эффективного использования системы.

Разработка технических требований

Технические задания и требования могут использоваться для проведения конкурсов среди исполнителей, для адекватной и полной постановки задач, для контроля исполнения всего проекта посредством оценки приемки работ на соответствие их описанию в техническом задании.

Разработка проектных решений

Основными целями технического проектирования в данном случае являются:

• описание основных бизнес-процессов при использовании корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM;
• описание распределения функций между сотрудниками отдела делопроизводства и секретарями руководства при работе в системе DIRECTUM;
• определение параметров настройки и администрирования системы DIRECTUM для оптимального использования;
• описание состава организационных и методических мероприятий для успешного функционирования системы электронного документооборота;
• определение состава и сроков работ по настройке и внедрению системы DIRECTUM.

Обучение специалистов

Обучение проводят Сертифицированные преподаватели DIRECTUM с использованием оригинальных методических материалов, подготовленных компанией DIRECTUM. Слушатели, прошедшие курсы сертифицированного обучения DIRECTUM, получают специально разработанные учебные пособия, сертификат об обучении на фирменном бланке компании DIRECTUM и правом аттестации по пройденному курсу.
Аттестация и сертификация сотрудников Заказчика в соответствии с Программой сертификации специалистов DIRECTUM и является логическим завершением процесса обучения. Аттестация делает более ответственным отношение сотрудников к обучению, а сертификация позволяет специалистам документально подтвердить свою квалификацию.

Модификация и разработка программного обеспечения

Функционал системы DIRECTUM может быть расширен при помощи разработки новых или модификации существующих элементов системы:

• отчетов;
• типов справочников и карточек электронных документов;
• типовых маршрутов;
• агентов администрирования системы;
• коннекторов.

Могут быть разработаны и модифицированы как отдельные элементы (например, новый отчет или добавление кнопки на карточку документа), так и целые модули, предназначенные для автоматизации конкретных бизнес-процессов.

Консультационная поддержка

Консалтинг дополняет процесс внедрения информационной системы. Проектные решения закрепляются технически в системе и организационно в разработанных регламентах, проходят проверку на практике, становятся неотъемлемой частью текущей деятельности предприятий.

На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается технология внедрения, включающая в себя:

• библиотеку типовых проектных решений;
• моделирование бизнес-процессов с использованием современных нотаций;
• четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;
• проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;
• расчет эффективности по итогам внедрения и т.д.