В настоящее время нормативные сроки исполнения заявок от граждан на услуги ЖКХ регулируются федеральным законом  № 34 ФЗ от 12.12.2000 г. о «ЖКХ».

Решение «Управление жилищным фондом» направлено на совершенствование управления в ЖКХ с учетом требований федерального закона № 34 ФЗ.

Назначение решения

• Ведения справочников жилищного фонда.
• Учета и контроля исполнения заявок граждан.
• Получения отчетности по состоянию жилищного фонда и исполнению заявок.
• Учета и контроля исполнения заявок государственной жилищной инспекции.
• Учета параметров контрольных домов.
• Учета выбытия жильцов.
• Управления ремонтами.

Преимущества использования

• Оперативное получение достоверной информации по техническому состоянию жилищного фонда.
• Быстрый поиск информации по исполнению заявок.
• Высокая исполнительская дисциплина.
• Повышение качества предоставляемых услуг.

Возможности технического решения

Ведение справочников жилищного фонда

Использование справочников жилого фонда позволяет систематизировать и сохранить в едином хранилище информацию о жилищном фонде, используемую разными отделами управляющей компании ЖКХ.

Благодаря этому обеспечивается:

• Снижение времени поиска информации по любому объекту обслуживания.
• Доступность актуальной информации по жилому фонду.

В системе ведутся следующие справочники жилищного фонда:

• «ЖЭУ»
• «Улицы»
• «Дома»
• «Подъезды»
• «Этажи»
• «Квартиры»

Информация, содержащаяся в указанных справочниках,  позволяет подробно описать характеристики жилищного фонда,  вести «электронный паспорт» для каждого дома.  Глубина детализации – от ЖЭУ,  дома до квартиры.

Учет плановых отключений и ремонтов

Система позволяет учитывать плановые отключения от услуг горячего и холодного водоснабжения. Регистрация плановых и стоячных отключений позволяет:

• Обеспечить диспетчерские службы ЖКХ информацией о происходящих отключениях.
• Исключить «ложные» вызовы от жильцов, в чьи квартиры временно приостановлена подача водоснабжения в связи с плановым отключением.
• Для жильцов – получить оперативную информацию о причинах и сроках временной приостановки водоснабжения.
• Получить статистическую отчетность по плановым и стоячным отключениям.

Учет и контроль исполнения заявок

Заявки от граждан регистрируются в системе операторами (диспетчерами).  При регистрации диспетчер указывает в заявке адрес, выбирая дом и квартиру из справочника жилого фонда, а также классифицирует вид неисправности.

Запись разговора с жильцом осуществляется автоматически с момента поднятия трубки до завершения разговора.  Файл с записью автоматически «прикрепляется» к заявке.  Для обеспечения этой возможности используется интегрированное решение с соответствующим программно-аппаратным комплексом.

При завершении регистрации заявки система осуществляет анализ заявки. Результатами анализа являются:

• Автоматическая фильтрация «ложных» заявок по адресам, на которые распространяется плановое или стоячное отключение.  По этим заявкам диспетчер получает информацию о проводящихся отключениях, информирует обратившегося жильца при разговоре по телефону.  В исполнение такая заявка не поступает.
• Анализ наличия повторных заявок.  Система анализирует наличие заявок по указанному адресу и неисправности в течение гарантийного срока.  В случае если система обнаруживает ранее поданные заявки по указанным критериям,  то новая заявка регистрируется как повторная.  Повторная заявка – это сигнал о снижении качества услуг!
• Автоматический выбор исполнителя по заявке.  В системе осуществляется выбор ЖЭУ – исполнителя по принадлежности адреса,  указанного в заявке, к зоне обслуживания ЖЭУ.

Все заявки регистрируются в едином корпоративном хранилище. Далее, благодаря стандартному механизму Workflow системы Directum,  заявки отправляются на исполнение в диспетчерские службы ЖЭУ.  В задании для ЖЭУ содержится заявка и указан срок исполнения,  согласно действующим нормативам ЖКХ.  Диспетчер ЖЭУ просматривает заявки только своего ЖЭУ.  Диспетчер центральной диспетчерской службы просматривает заявки по всем ЖЭУ.

Диспетчер ЖЭУ передает заявку ремонтным бригадам.  При получении информации о завершении работ по заявке диспетчер ЖЭУ регистрирует исполнение.  В этом случае заявка становится исполненной,  а диспетчер центральной диспетчерской службы получает информацию об исполнении заявки.

Предусмотрена индикация заданий на исполнение заявок.  Не выполненные в срок задания окрашены красным цветом,  при отправке повторных заявок в задании указан префикс «Повторная».

Информация об исполнении заявок служит основанием для получения отчетности по обслуживанию жилищного фонда.

Отчетность по исполнению заявок

Отчетность позволяет получать оперативную информацию по исполнению заявок в режиме on-line в разрезе ЖЭУ,  домов и видов неисправностей.

Использование этой информации предоставляет сотрудникам ЖКХ:

• Руководству управляющей компании – анализ показателей работы ЖЭУ,  регулярный контроль деятельности ЖЭУ (суточный рапорт).
• Претензионному отделу – историю исполнения заявок по каждому адресу.

Сотрудникам ЖЭУ – анализ результатов работы по заявкам,  контроль качества работ на основе анализа повторных заявок.

Информационная панель руководителя управляющей компании

На принятие управленческого решения влияет качество предоставленной информации.  И дело не только в том,  что информация должна быть достоверной и своевременно внесённой,  но и в том,  насколько руководителю удобно использовать информацию.

Для этого создана Информационная система поддержки принятия решений (ИСППР).  ИСППР  создана с использованием  генератора отчетов  и представляет собой интегрированное решение с модулем «Управление жилищным фондом» системы Directum.

При запуске система показывает руководителю информацию «верхнего уровня»:

• Зона обслуживания управляющей компании.
• Перечень ЖЭУ.
• Сводные данные по заявкам.
• Аналитический отчет по количеству заявок в каждом ЖЭУ.

Для просмотра детализированной информации по выбранному ЖЭУ достаточно «щелчком мыши» раскрыть детальную информацию по выбранному ЖЭУ.