Сергей Бушмелев

Одно из отличий BI-систем от систем класса ERP состоит в том, что их пользователями в основном являются работники компании, стоящие на служебной лестнице выше так называемых «рядовых сотрудников». Они более осведомлены и разборчивы, у них выше требования к удобству пользования программным продуктом, и к их мнению обычно прислушиваются. Зачастую приходится автоматизировать индивидуальный подход таких пользователей к решению определенной задачи. Думается, именно эти пользователи должны оценивать предложения поставщиков или давать техническое задание на построение либо адаптацию систем. Роль ИТ-службы в таких случаях сводится к оценке безопасности выбираемой BI-системы, возможностей ее интеграции в информационную инфраструктуру предприятия.

Что же касается поставщика, то очень важно, чтобы в разговоре с заказчиками с его стороны наряду с сотрудниками отдела продаж и аналитиками участвовали и разработчики. Они не только смогут вовремя «остановить полет фантазии» аналитика, но и постараются понять, что же на самом деле хочет заказчик. При этом важно, чтобы разработчики имели необходимые знания в предметной области и хотя бы в основных чертах понимали алгоритм работы пользователя. Следование этой рекомендации уменьшит риск создания приложения, совершенно не отвечающего ожиданиям заказчика, имеющего неудобный интерфейс и вынуждающего пользователя кардинально сменить стиль работы. Никто не говорит, что надо удовлетворять малейший каприз заказчика, — здесь необходимо найти взаимовыгодное решение. Заказчики — люди взрослые и ответственные, и они, как правило, готовы пойти на разумный компромисс.

На мой взгляд, «традиционный» тендерный, как и любой другой слишком формализованный подход одинаково вредит при выборе BI- и ERP-систем. Несоответствие решения действительным, а не формальным требованиям означает неуспех проекта внедрения любой информационной системы. Именно деятельное, а не формальное участие ответственных сотрудников со стороны заказчика и поставщика позволит организовать плодотворный диалог и достичь взаимного понимания, что непременно положительно скажется на успехе проекта в целом.

Целесообразность проведения предварительного пилотного проекта не в последнюю очередь зависит от возможностей поэтапного внедрения предлагаемой BI-системы. Как правило, любая BI-система состоит из хранилища, базового функционала, обеспечивающего администрирование системы и загрузку данных в хранилище, а также из приложений, автоматизирующих отдельные бизнес-процессы (финансовое планирование, моделирование, бюджетирование, отчетность и т. д.). Причем внедрение хранилища и базового функционала является самым продолжительным и дорогостоящим этапом. Нельзя внедрить финансовое планирование, не построив хранилища и не организовав загрузку данных в него из учетных (OnLine Transaction Processing — OLTP) систем. Не представляется разумным при внедрении хранилища обеспечивать функционирование только того приложения, что выбрано для пилотного проекта, чтобы потом, внедряя другое приложение, «перестраивать» систему хранения.

Поэтому целесообразно определить четкий план поэтапного внедрения системы, чтобы на каждом этапе иметь ощутимые результаты. Разумеется, оценивать данные результаты в первую очередь должны бизнес-пользователи, а не только ИТ-подразделение компании-заказчика. Это позволит проконтролировать их удовлетворенность и оперативно вносить в проект необходимые изменения. Для заказчика же такой сценарий означает снижение финансового риска, поскольку он может платить по частям, только за внедренный функционал, влиять на качество выполняемого проекта и в конце концов оценить способность данного поставщика решать его, заказчика, задачи.

Наконец, в немалой степени успех проекта зависит от позиции ИТ-подразделения заказчика. Традиционно собственному ИТ-подразделению доверяют больше, чем внешнему поставщику, поэтому крайне важно, чтобы «айтишники» занимали конструктивную позицию, а не вставляли палки в колеса. Это не всегда просто, поскольку при внедрении BI-системы на ИТ-подразделение ложится дополнительная нагрузка: нужно выделить мощности под хранилище и серверы приложений, да и выгрузка данных из OLTP-систем зачастую производится именно за счет «внутренних ресурсов». Повлиять на настроение сотрудников ИТ-службы может руководство компании, сделав ИТ-подразделение участником проекта, который при успешном внедрении новой системы получит ощутимый бонус.

Сергей Бушмелев

Можно ли передать на аутсорсинг документооборот? Попробуем разобраться, какие функции документооборота на всем протяжении жизненного цикла документа могут быть переданы сторонним организациям.

На всем протяжении жизненного цикла документа отдельные элементы документооборота можно отдать на аутсорсинг сторонним организациям. Это справедливо, пусть и в разной степени, как для бумажных, так и для электронных документов. Начиная с создания документа и заканчивая архивным хранением и уничтожением документов, часть функций может осуществляться профессиональными исполнителями.

Зарождение документа

Создание документа — первая стадия его жизненного цикла. Для бумажных документов создание означает печать предварительно сформированного электронного образа, заполнение бумажной формы или бланка, создание полностью рукописного документа, например заявления. Для электронного документа под созданием можно понимать момент его появления как отдельного объекта файловой системы компьютера, сети передачи данных или системы электронного документооборота.

Часть вышеперечисленных действий по созданию документов может быть выполнена сторонними организациями. Например, аутсорсинговые компании в числе прочих услуг предлагают профессиональную печать документов. Печать может осуществляться на территории как поставщика услуги, так и заказчика. Можно взять в аренду только оборудование, а можно — вместе с квалифицированным персоналом. Некоторые аутсорсинговые компании идут еще дальше. Они предлагают услуги по профессиональному созданию документов, то есть услуги дизайна и печати. Причем речь идет не только о брошюрах и открытках, но и о контрактах и даже первичных документах.

Если говорить о данной стадии жизненного цикла применительно к электронным документам, то нельзя обойти вниманием приложения, в которых эти документы создаются. Еще два-три года назад в нашей стране Microsoft Office был обязательным элементом программного обеспечения каждого офисного компьютера, не в последнюю очередь благодаря нелегальному происхождению большой части копий пакета. Рост правосознания российских организаций в области соблюдения авторских прав, стимулированный активными действиями правоохранительных органов, закономерно вызвал интерес к менее затратным, но легальным альтернативам Microsoft Office. Наряду с OpenOffice, StarOffice и прочими решениями с открытым кодом в качестве альтернативы могут выступать и Web-приложения, например Google Docs или InternetOffice.biz. Сейчас Microsoft, Google, Adobe и другие компании активно трудятся над технологиями, позволяющими работать с документами из Web-приложений даже в отсутствие Internet-соединения. Как только соединение восстановится, программа автоматически обновит документ, хранящийся на внешнем сервере. Работая с Web-приложениями, пользователь не получает их в собственность, он может бесплатно или за небольшую плату применять эти приложения.

Безусловным плюсом модели SaaS является отсутствие затрат на сопровождение, установку «заплат» и своевременное обновление системы. Все эти заботы берет на себя поставщик услуги, выставляя единый счет за пользование услугой. Другой плюс: приложение, поставляемое по модели SaaS, как правило, является Web-приложением, что предъявляет минимум требований к рабочей станции и позволяет работать с приложением не только с офисного компьютера, но и, скажем, с ноутбука, подключенного к беспроводной сети в Internet-кафе.

Уже на первой стадии жизненного цикла документа часть функций может быть выполнена сторонними организациями.

Из рук в руки

На следующей стадии жизненного цикла документ попадает к своему адресату. Документ регистрируется, его читают, редактируют, передают дальше по инстанции, на него ссылаются, он служит руководством к действию или результатом совершения каких-либо действий. Одним из важных требований к документу на данной стадии является его доступность для оперативного обращения. Разумеется, документ должен быть доступен только авторизованным пользователям. Большое значение приобретает оперативное хранение документов.

Особенно актуальна эта проблема для электронных документов. Если в компании уже имеется СЭД или ECM-система, то задача практически решена. Если — нет, то компания может приобрести такую систему или… пользоваться ею по модели SaaS. Первыми системами, предлагаемыми по этой модели, были Xythos и Spring. Судя по данным компании Xythos, общее число пользователей ее ECM-системы превысило три миллиона. Если говорить о модели SaaS вообще, то основная группа потребителей, на которую рассчитана услуга — это компании малого и среднего бизнеса. Кроме них поставщики SaaS рассчитывают увидеть среди своих клиентов и обособленные подразделения крупных предприятий, обладающих самостоятельностью в выборе программного обеспечения для внутренних нужд.

Поскольку программное обеспечение, поставляемое по модели SaaS, рассчитано на массового потребителя, функционал существующих систем, работающих в рамках этой модели, можно оценить как базовый. Другая особенность модели SaaS — недостаточно развитая способность к кастомизации. Но если бизнес-процессы компании более или менее стандартны, ECM-система, поставляемая по модели SaaS, может быть неплохой альтернативой «традиционной» системе, решающей те же задачи.

Немаловажной является и проблема доверия поставщику услуг. Не все могут представить себе ситуацию, когда документы организации находятся не на корпоративном сервере, который под боком, а непонятно где во Всемирной Сети. Что сейчас происходит с ними, кто еще имеет к ним доступ, — далеко не праздные вопросы. В качестве примера можно взять CRM-системы. Появление Salesforce.com вызвало широкие дискуссии, и многие не скрывали своего скепсиса, но система развивается, компания регулярно рапортует о росте прибыли, и такие гиганты, как Microsoft и Oracle, ранее занимающие выжидательную позицию, сообщают о скором выходе собственных продуктов: Oracle готовит продукт на базе решений приобретенной компании Siebel, Microsoft — на базе Dynamics AX CRM.

Что же касается бумажных документов, то их оперативное хранение за пределами офиса, на территории поставщика услуги в настоящий момент кажется чем-то надуманным. Более интересной видится услуга по преобразованию бумажных документов в электронные и помещение последних в электронный архив. В таком случае для оперативного обращения, не связанного с изменением документа, используется его электронная копия. Это позволяет повысить оперативность работы и сократить издержки.

Если же говорить о работе канцелярии (составление номенклатуры дел, регистрация документов, контроль местонахождения документов и т.д.), то более или менее реальным «аутсорсинговым» решением можно считать консалтинг или лизинг персонала (делопроизводителей). Но это решение не имеет ярко выраженной специфики и практически ничем не отличается от лизинга другого вспомогательного персонала.

Итак, на стадии активной работы с документами можно отдать на аутсорсинг преобразование входящих бумажных документов в электронные и воспользоваться ECM-системой, предоставляемой по модели SaaS вместо покупки «традиционной» системы.

На долгую память

Следующая стадия жизненного цикла документа — архивное хранение. К архивным документам обращаются значительно реже и, как правило, в ходе отдельных мероприятий (аудит, проверки контролирующих органов и т.д.). Архивные документы начинают конкурировать за место с документами, переживающими стадию активного использования. Что касается электронных документов, хранящихся в корпоративной ECM-системе, то тут ситуация, с одной стороны, немного проще: для сохранения скорости обращения к оперативной базе и предотвращения ее неконтролируемого разрастания можно задать политики, перемещающие неиспользуемые документы в отдельную базу данных. При больших объемах может потребоваться запись документов на съемные носители (DVD и магнитооптические диски, магнитные ленты и т.д.). Нельзя не отметить, что простым резервным копированием базы, скажем, на магнитную ленту обойтись не удастся — речь идет именно о создании электронного архива. От штабелей дисков и лент архив отличается в первую очередь возможностью найти нужный документ и извлечь его из архива в разумные сроки.

Вопросы архивного хранения бумажных документов проработаны лучше. Растущие кипы бумаг, сжирающие недешевое, дефицитное пространство офисов, заставляют компании прибегать к услугам организаций, предлагающих внеофисное хранение документов. Надо сказать, что услуга становится все более востребованной.

Как и в случае с ECM-системами «по требованию», возникают вопросы доверия поставщику и вопросы безопасности хранения документов. Поставщики услуг архивного хранения обычно предпринимают следующие меры, призванные повысить надежность и безопасность хранения переданных им документов:

●     обеспечение конфиденциальности сведений о клиентах;

●     хранение документов в обезличенных стандартных коробах, что не позволяет без доступа к базе данных хранилища вычислить, где хранятся документы той или иной организации;

●     ограничение доступа в хранилище, даже для сотрудников клиентов — получить доступ к документам могут только заранее оговоренные сотрудники организации-клиента;

●     регистрация всех поступающих и выбывающих документов;

●     обеспечение микроклимата (температура, влажность, проветривание), оптимального для хранимых документов;

●     применение систем видеонаблюдения и прочих технических мер безопасности;

●     наличие пожарной сигнализации и средств автоматического пожаротушения.

Другой вопрос — доставка документов по требованию клиента из хранилища в офис. Большинство поставщиков гарантирует доставку в течение рабочего дня. Разумеется, услуга эта платная, и организации стоит внимательно отнестись к составлению списка документов, передаваемых на хранение.

Поставщики услуг внеофисного хранения документов предоставляют и другие услуги:

●     оценку ценности документов, определение сроков хранения, группировку документов по срокам хранения;

●     выборку всех необходимых документов в случае проверки контролирующих органов;

●     составление списка документов с истекшим сроком хранения;

●     уничтожение документов, в том числе в присутствии заказчика.

Еще одна услуга — это преобразование бумажного архива в электронный: бумажные документы перед отправкой в архив сканируются, их сканированные или распознанные образы сохраняются в электронном архиве. Создание электронного архива позволит оптимизировать обращение к «бумажному» архиву: так, скажем, в рамках внутреннего аудита обращение идет к электронным документам, а в случае внешней проверки, когда нужны оригиналы, из архива извлекаются уже бумажные документы.

Таким образом, стадию архивного хранения можно считать, пожалуй, самой «благоприятной» для передачи части функций по управлению документами на аутсорсинг. Самыми массовыми являются услуги внеофисного хранения документов и преобразования бумажных архивов в электронные.

Быть или не быть

Итак, отдельные элементы документооборота можно отдать на аутсорсинг. Установим список критериев, которые позволят определить, стоит это делать.

Первый: стоимость услуги. Задача состоит в том, чтобы соотнести строку прайс-листа поставщика со своими собственными затратами. Организации, предлагающие услуги внеофисного хранения документов, обращают внимание на разницу в стоимости квадратного метра площади офиса класса «А» в центре мегаполиса и склада в промышленной зоне. Разница эта существенна, но принимать ее во внимание стоит только тогда, когда для хранения бумаг в офисе выделяется специальное пространство, за которое приходится дополнительно платить. Плата за аренду помещений — это еще не все затраты. Для расчета себестоимости хранения документов в офисе необходимо также учесть стоимость оборудования для хранения: стеллажей, шкафов и т.п. Надо также отдавать себе отчет, что хранение документов в специализированном хранилище со специальными микроклиматическими условиями, оборудованного системой автоматического пожаротушения, и вдоль стены в офисе — это совершенно разные вещи.

Для расчета стоимости услуг вне офисного хранения необходимо определить примерный объем документов, который может быть передан на хранение. Если в организации скопилось большое количество документов, обращения к которым не происходит или происходит крайне редко, то есть смысл отправить эти документы в хранилище. Разумеется, следует учитывать и конфиденциальность имеющихся документов: документы, содержащие конфиденциальную или секретную информацию, лучше «не выпускать» из офиса.

При расчете собственных затрат нужно также определить расходы, связанные с заработной платой сотрудников. Особенно критично это для небольших компаний, которым невыгодно нанимать специалистов, обладающих определенными знаниями (определенных профессий), если загрузка таких специалистов будет неполной. Например, небольшим и средним компаниям может оказаться накладным иметь в штате отдельного делопроизводителя, архивариуса или специалиста по поддержке определенного программного обеспечения. Другим плюсом может быть то, что появится возможность освободить персонал от рутинной работы и загрузить его задачами, требующими более творческого подхода.

При выборе модели использования ECM-системы (традиционная модель с покупкой лицензий или SaaS) следует руководствоваться следующими критериями.

Совокупные затраты. При выборе «традиционного» решения, кроме затрат на приобретение лицензий, непременно возникнут и труднопрогнозируемые затраты на модификацию, сопровождение и своевременное обновление системы. При использовании SaaS-решения эти затраты уже включены в регулярные платежи, что сильно облегчает расчет стоимости пользования системой.

Количество пользователей, электронных документов и транзакций. Размер регулярных платежей, предоставляемых по модели SaaS-систем, зависит от числа работающих пользователей, количества или объема хранимых документов, количества транзакций. И если для небольшой компании будет выгоднее «арендовать» ECM-систему, то для достаточно крупной компании с большим числом пользователей, документов и транзакций традиционный подход с приобретением лицензий может оказаться менее затратным.

Уровень интеграции с другими приложениями. Если предполагается, что ECM-система не будет интегрирована с другими приложениями или интегрирована с одним или двумя, то выбор SaaS-решения может быть оправданным. Если требуется сложная интеграция со множеством систем, то нужно, чтобы SaaS-приложение имело возможность интеграции в архитектуру предприятия. В противном случае есть смысл остановиться на «традиционном» решении.

Уровень адаптируемости и настраиваемости. Как уже говорилось выше, слабым местом современных SaaS-решений является низкий уровень настраиваемости приложений. Если требования к функционалу будущего решения достаточно высоки или планируется автоматизировать специфичные бизнес-процессы, то лучше не останавливать свой выбор на SaaS-решении. Но если бизнес-процессы в части документооборота более или менее стандартны и легко покрываются существующим функционалом решения и компания не планирует в будущем серьезно их изменять, то модель SaaS может быть хорошей альтернативой традиционному решению.

Разумеется, аутсорсинг документооборота, как и аутсорсинг вообще — это не самоцель, а средство, с помощью которого можно:

●     снизить накладные расходы, сосредоточившись на основной деятельности, приносящей прибыль;

●     быстрее выйти на рынок, не тратя времени на создание инфраструктуры вспомогательных служб;

●     улучшить качество потребляемых услуг за счет выбора профессионального поставщика данных услуг.

Передать определенную функцию на аутсорсинг или поручить это сотрудникам компании, приобрести ECM-систему или просто «арендовать» ее — все это руководство компании решает самостоятельно. И в каждом конкретном случае ответ может быть разный. Вышеперечисленные критерии помогут ответить на этот вопрос правильно.

При работе над статьей были использованы мнения экспертов, прозвучавшие на круглом столе «Документооборот как услуга», проходившего в рамках Forum Directum в марте 2008 года.

В канун Нового Года, когда католическое и протестантское население земного шара, отметив Christmas и пережив Boxing  Day, уже с головой окунулось в пучину пост-рождественских распродаж, а их православные братья и сёстры еще только готовились к многодневному и многоночному марафону «Новый Год – Рождество – Старый Новый Год», российское ИТ-сообщество напоминало потревоженный медведем улей. На блогоплощадке Habrahabr.RU полным ходом шло обсуждение подписанного днём ранее президентом Медведевым закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ссылка на файл в формате RTF (300 кБ)). Дискуссия началась с обсуждения двух положений:

1. С 2011 года предприниматели вправе направлять уведомление о начале предпринимательской деятельности в уполномоченный орган в электронном виде.

2. «Деятельность, связанная с использованием вычислительной техники и информационных технологий» из разрешительной стала уведомительной.

Коллеги на habrahabr сразу поняли, что явилось волшебным пенделем катализатором появления такого закона – просьба «перестать кошмарить бизнес», высказанная Д.А.Медведевым на совещании, посвящённом вопросам развития малого и среднего бизнеса. Депутаты подсуетились не могли не откликнуться на просьбу президента и к зиме подготовили целый закон. Сейчас, когда предновогодние, новогодние и даже постновогодние страсти улеглись и появились первые комментарии, мы можем спокойно и подробно обсудить сей результат законотворческой деятельности.

Начать, думаю, следует с определения общественных отношений, которые регулирует новоиспеченный закон. Статья 1 закона гласит, что «настоящий  Федеральный закон регулирует отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля и защиты прав юридических лиц, индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля». Иными словами, закон призван упорядочить многочисленные проверки, от которых страдают предприниматели, ограничить произвол контролирующих органов и чётко обозначить права и обязанности сторон. При этом закон деликатно старается не касаться уже урегулированных отношений бизнеса и государства. Так, положения данного закона не распространяются на оперативно-разыскные мероприятия, проведение дознания и следствия, осуществлении прокурорского надзора и правосудия, проведении административного расследования, финансового контроля и финансово-бюджетного надзора, налогового контроля, валютного контроля, контроля на   финансовых рынках, банковского надзора, расследовании причин возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного  характера, инфекционных и   массовых неинфекционных заболеваний или отравлений, несчастных случаев на     производстве, осуществлении государственного контроля в пунктах пропуска  через Государственную границу Российской Федерации. То есть налоговые проверки и впредь будут регулироваться исключительно налоговым кодексом (и соответствующими подзаконными актами), и новые правила на них не распространяются. Получается, что действия закона распространяется на проверки, проводимые, скажем, пожарными, санэпидемстанцией, милицией. Видимо, они-то в первую очередь и досаждают предпринимателям.

Далее, закон подразделяет все проверки на плановые и внеплановые. Плановые проверки проводятся не чаще одного раза в три года. Исключения составляют организации, осуществляющие виды деятельности в сфере здравоохранения, сфере образования, в социальной сфере, для которых Правительством РФ будет установлена своя периодичность проверок. Ежегодный сводный план проверок составляется Генеральной прокуратурой и размещается на официальном сайте Генеральной прокуратуры.

Основанием для внеплановой проверки является истечение срока исполнения организацией или индивидуальным предпринимателем предписаний контролирующего органа для устранения выявленных нарушений, появления информации о фактах или возникновении угрозы причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера. При этом анонимные заявления не могут быть (!) основанием для проверки.

Самой большой новеллой, на мой взгляд, является уведомительный порядок начала осуществления определенных видов деятельности, когда зарегистрированные в установленном законом порядке и поставленные на налоговый учет организации и индивидуальные предприниматели перед фактическим началом деятельности уведомляют контролирующий орган о своём соответствии установленным требованиям и начале оказания услуг. Такой порядок призван заменить разрешительный порядок, по общему мнению, менее «демократичный». Хотелось бы добавить «ранее существовавший порядок», но есть несколько «но». В списке видов деятельности, для которых вводиться уведомительный порядок, под номером 13 (это что, скрытый намёк?) значится «деятельность, связанная с использованием вычислительной техники и информационных технологий (за исключением указанной деятельности, осуществляемой в целях защиты государственной тайны)». Что-то пока я не смог припомнить виды деятельности, связанные с ВТ и ИТ, для осуществления которых требуется разрешение (не путать с лицензией). При этом в переходных положениях, в списке вносимых изменений в действующие нормативно-правовые акты, есть только одна ссылка на закон о лицензировании, причём эта норма лишь убирает возникающее в связи с принятым законом противоречие – сам список лицензируемых видов деятельности не претерпел изменений. Получается, что под уведомительный порядок попадут виды деятельности, для которых раньше не существовал разрешительный порядок, то есть вообще можно было осуществлять эти виды деятельности без всякого на то предварительного уведомления и разрешения? Во всяком случае, пока не появился соответствующий подзаконный акт (а он обязан появиться в ближайшее время, ибо статья 8 закона, регламентирующая порядок уведомления, начинает действовать с 1 июля 2009 года), остается только гадать, о чём думали наши законодатели, готовя настоящий закон. Во всяком случае, вопросов пока много: конкретное перечисление видов деятельности, требования, которым необходимо соответствовать, что делать существующим организациям и т.п.

Еще одна новелла: «с 1 января 2011 года юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе направлять в уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти в соответствующей сфере уведомления о начале осуществления предпринимательской деятельности в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации». Можно высказать робкое предположение, что сей электронный документооборот будет осуществляться в том же режиме, что и действующая сдача отчетности (в налоговую, пенсионный фонд, медстрах) в электронном виде. Возможно, будут привлечены те же операторы, что и сейчас предоставляют возможность отправить налоговую или таможенную декларацию не с бухгалтером на машине, а по проводам, в виде единичек и ноликов. В общем, поживём-увидим, будем ждать постановления Правительства РФ.

Еще одна мысль, скорее, даже опасение, которую (которое) хотелось высказать: не скажется ли негативно введение нового порядка на потребителях? Если раньше надо было сначала пройти проверку, доказать, что ты соответствуешь всем установленным требованиям, а потом уже осуществлять деятельность, а теперь достаточно только продекларировать, причём проверяющие к тебе сунутся не ранее, чем указано в законе… Будем надеяться, что здоровая конкуренция и доверие покупателя останутся самым главным «контролирующим органом».

Как обычно мы видим, вопросов много, и до появления соответствующих подзаконных актов вряд ли можно будет найти на них ответ.

Лето – это не только сезон отпусков, но и просто горячая рабочая пора, причем не только на дачах и фермерских полях, но и в прохладных московских офисах. Вот и в Министерстве финансов летом была рабочая обстановка, чему свидетельствуют многочисленные письма с ответами на вопросы. Два письма, № 03-07-11/214 от 04.06.2008 и № 03-02-07/1-314 от 24.06.2008, отвечают на вопросы, связанные с электронными документами.

Первое письмо достаточно занятное, хотя бы тем, что количество букв в вопросе превышает количество букв в ответе. Авторы вопроса сослались и на Налоговый и на Гражданский кодекс, и на закон об ЭЦП и, казалось бы, подвели Минфин к мысли, что счета фактуры могут быть оформлены в электронном виде. На мой взгляд, только в одном месте происходит подмена понятий, когда авторы пытаются на счета-фактуры распространить нормы гражданского права. Но мы с вами люди юридически подкованные и знаем, что счет-фактура является объектом налогового права, и ее правовое положение, соответственно, регулируется Налоговым кодексом. Так что Минфин не попался в сети авторов вопроса и, как и ФНС в своем «Письме Федеральной налоговой службы о налоге на добавленную стоимость N 03-1-03/210/11 от 14 февраля 2005 года» недвусмысленно заявляет, что пока счета фактуры могут быть оформлены только в бумажном виде. Со слов Сергея Дмитриевича Шаталова, заместителем Министра финансов, электронные счета-фактуры могут быть введены с 2009 года.

Во втором письме автор спрашивает: «Можно ли осуществлять хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде?». И здесь позиция Минфина не претерпела изменения, и, как и четыре года назад (см. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ N 04-02-05/2/28 от 26 мая 2004 года), ответ на вопрос положительный.

Только в 2004 году ответ звучал как «использование в первичных учетных документах электронной цифровой подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, допускается при соблюдении условий п.1 ст.4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” и ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”».

В новом, от 2008 года, письме ответ звучит немного по другому: «полагаем, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации». Причина «иного» звучания ответа кроется в постановке вопроса. А каков вопрос, таков и, как вы знаете, ответ.

А вот теперь такой вопрос: не противоречат ли эти письма друг другу? Спешу вас успокоить: никак нет. В письме № 03-02-07/1-314 от 24.06.2008 прямо говорится «если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации». А что такое «если иное», подробно рассказывается в письме № 03-07-11/214 от 04.06.2008. То есть, все, что не запрещено, получается что разрешено. Может накладная существовать в электронном виде? Может. Может существовать в электронном виде книга продаж? Может. Может существовать в электронном виде счет-фактура? Не может. Опять же, как хочется верить Сергею Дмитриевичу Шаталову, пока.