Договор дороже денег? Оптимизация договорных процессов в организациях

Владислав Гагарский

Договор дороже денег? Оптимизация договорных процессов в организациях

Руководство одной очень крупной компании однажды осознало, что процедуры согласования и заключения договоров в ней весьма сложны и крайне затянуты во времени, что вынуждает ее контрагентов в конечном итоге искать других партнеров. Чтобы усовершенствовать данные процессы, руководство компании пригласило консультантов. И что вы думаете? Процедура согласования договора на оказание консультационных услуг длится уже полгода!

Все это было бы смешно, если бы не было так грустно. Действительно, проблемы с договорными процессами имеются во многих компаниях. Типичные симптомы, в которых могут «узнать себя» многие компании:

Большие сроки согласования любых, даже типовых, договоров; Высокая стоимость администрирования процессов заключения договоров; Утеря важных документов, относящихся к исполнению договоров; Отказ контрагентов от сотрудничества с компанией; Никто из сотрудников не отвечает за состояние исполнения договора, в результате – классические отговорки по Райкину: «К пуговицам претензии есть?»

Если классифицировать подобные ситуации, то все они относятся к следующим типам:

Процессные проблемы: дублирование работ, неэффективное выполнение действий сотрудниками, отсутствие четкой ответственности за результат и т.д.; Стоимостные проблемы: высокая доля административных расходов на обслуживание договорных процессов, утрата выгодных контрактов и т.п.; Информационные проблемы: отсутствие своевременной информации о состоянии сделки, утеря документов; Проблемы учета: в компании отсутствует либо является неэффективной система учета и регистрации состояния сделок.

Однако было бы неправильным сразу раздувать подобные проблемы до небес. Наличие хронического насморка еще не делает человека нетрудоспособным, но когда из-за этого насморка становится трудно дышать, лучше все-таки обратиться к специалистам. Аналогично, если количество документов по сделке небольшое, совсем не обязательно сразу же устанавливать систему электронного документооборота. Но наступает момент, когда совершенствование договорных процессов становится необходимым условием эффективной работы компании.

Вот несколько симптомов:

В компании имеется объективно большой поток документов, связанных с договорами. Имеет значение не столько абсолютное количество документов, сколько загруженность сотрудников соответствующих подразделений. Если для обработки договорных документов необходимо создавать специальное подразделение – это один из признаков большого договорного документооборота; Факты потери документов, касающихся заключения или исполнения договора, случаются систематически; Высокие риски наступления неблагоприятных событий в случае срыва сделок: потеря крупных заказов, штрафные санкции, судебные издержки и т.п.

Известно, что четко обозначенная проблема – это проблема уже наполовину решенная. В то же время «перепрыгивать пропасть» имеет смысл сразу, поэтому очень важно определить способ устранения выявленных проблем.

К сожалению, «волшебной таблетки» не существует. Выбор решения зависит от истинных причин возникшей проблемы. Если машина не едет, нужно сначала определить, почему. Нет бензина? Сломан стартер? Разрядился аккумулятор? Соответственно, и ремонтировать придется совершенно определенные детали. Покажем это на примере. Ниже приведена схема реального бизнес-процесса согласования договора.

Схема бизнес-процесса согласования договора

Проблема данного процесса в том, что он слишком длительный по времени, в том числе и потому, что каждый из согласующих лиц считал, что он, как тот пионер, «в ответе за все». Из-за этого процедура согласования растягивалась надолго. Что можно сделать для того, чтобы оптимизировать этот процесс?

Проверка службой экономической безопасности осуществляется только в случае, если контрагент по договору является для компании новым; Проверка службой экономической безопасности должна осуществляться либо заранее, на этапе переговоров, либо сразу после подготовки проекта договора. Так как служба экономической безопасности обладает «правом вето» на заключение договора, то нецелесообразно проводить проверку после проведения остальных согласований; Согласование проекта договора с начальником ПФО и Главным бухгалтером носит уведомительный характер, поэтому возможно ознакомить их с договором после его заключения. Четкое разделение ответственности должностных лиц по согласованию договора, тогда процедуры согласования можно делать параллельно, так как каждый из сотрудников согласует независимые аспекты договора; Согласование начальником юридического отдела возможно исключить в случае, если в шаблон договора не вносилось никаких исправлений.

Таким образом, если применить указанные выше меры, то средняя продолжительность процесса сократится в разы.

Разумеется, это всего лишь одно из оптимизирующих мероприятий. Если же говорить в целом, то усовершенствование договорных процессов происходит с помощью следующих инструментов:

Оптимизация бизнес-процессов (путем сокращения числа процедур, либо пересмотра характера их выполнения) с последующей регламентацией (закреплением правил выполнения процессов в соответствующих регламентирующих документах); Внедрение системы электронного документооборота (либо иной информационной системы, автоматизирующей договорные процессы). Подобные системы позволяют не только практически исключить риски потери документов, но и существенно облегчить отслеживание исполнения договорных обязательств.

Так, например, у одной строительной компании проблемы заключались в неоперативном отслеживании расчетов по договорам, и кураторы договора были вынуждены постоянно обращаться за информацией в финансовую службу. Внедрение унифицированных форм учета и автоматизация их формирования и обработки позволило кураторам договоров оперативно получать информацию о расчетах с заказчиками и подрядчиками.

У этой же компании отсутствовали правила и форматы сбора данных по управлению контрактами, в результате данные являлись несопоставимыми, и менеджеры тратили много времени на обработку этих сведений. Решение заключается в создании единой базы данных, которая бы включала в себя полную и оперативную информацию по договорному процессу и обеспечение доступа всем кураторам работ по договору.

Конечно, автоматизация договорных процессов – это весьма обширная тема, и в рамках одной статьи ее полностью не раскрыть. Скажем лишь о базовом принципе выбора информационной системы для решения такой задачи. Залог успеха внедрения работоспособности такой системы – в наличии предельно четкого и подробного технического задания на информационную систему. Именно в техническом задании формулируются все ключевые требования к системе, на основе которых и ведется выбор конкретного программного решения. В противном случае выбор системы будет идти в точном соответствии с цитатой из «Алисы в стране чудес» Льюиса Керрола.

– Будьте добры, вы не подскажете мне дорогу отсюда?

– Это зависит главным образом от того, куда ты хочешь попасть, – сказал Кот.

– Мне не так уж важно, куда… – начала Алиса.

– Тогда неважно, какой дорогой идти, – сказал Кот.

– …я просто хочу попасть куда-нибудь, – добавила в качестве объяснения Алиса.

– Ну, туда ты наверняка попадешь, – сказал Кот, – если только будешь идти достаточно долго.

Только когда четко определены требования к системе автоматизации договорных процессов, можно заниматься выбором конкретного технического решения. Как правило, все сводится либо к настройке и доработке стандартной системы, либо заказной разработке. С этой точки зрения очень полезно воспользоваться услугами консультантов, независимых от производителей программных решений.

Компаниям, где просматривается явная неэффективность как процесса заключения договоров, так и контроля за их исполнением, стоит обратить серьезное внимание на их улучшение. Потери от незаключения контракта, либо принятие необоснованного решения из-за отсутствия адекватной информации по исполнению договора могут обойтись компании дорого. В случае проблем с договорами компания теряет не только деньги, но и добрые отношения со своими контрагентами, а в конечном итоге – и деловую репутацию. А это стоит дороже денег.

Источник: Мегарост